電子檔案管理需要注意的幾個問題！ 

　　目前，隨著檔案信息化建設步伐的加快，數字化、網絡化技術被廣泛應用于檔案管理工作，由于電子檔案信息內容的數字化、文檔處理需求的一體化、電子檔案保存的技術化及其開發利用的多樣化，致使電子檔案管理呈現出一些新的特性。不僅給檔案工作帶來了新一輪的挑戰和壓力，同時也帶來了的機遇。筆者認為做好電子檔案管理工作應注意處理好以下幾個問題。
　　一、歸檔載體發生變化，但仍應做好紙質文件的歸檔隨著辦公自動化系統的廣泛應用，文書檔案的歸檔載體發生了變化，由原來單一的紙質載體改變為目前的紙質載體和電子載體并存。但在實際工作中，仍然要重視紙質文件的及時歸檔。因為目前辦公自動化尚未完全普及，更主要是因為電子文件的法律效力問題還沒有徹底解決。雖然電子文件在提供利用上快速方便，且一般不需要查看原件，但紙質文件畢竟是檔案的原件，發揮著電子文件尚不能取代的法律憑證作用。因此，不論檔案載體發生什么變化，紙質文件的集中歸檔保存不僅需要，而且顯得更加重要。在今后相當長的一個階段，電子文件和紙質文件必須同時歸檔，同時立卷，不能因為立卷方式的改變而使歸檔文件有所遺漏，要對紙質歸檔文件進行必要的整理，以便與電子文件相互呼應，更好地保存和利用。

　　二、加強電子檔案安全管理，提高防范能力由于電子檔案的形式和內容往往是相互分離的，其形式和內容均容易被改動，且改動后不容易留下痕跡，這給電子檔案的原始性、真實性增加了困難。另外，網絡及軟硬件環境、人為因素等諸多因素都直接或間接影響著電子檔案的安全。在實際工作中確保電子檔案的安全管理，必須抓好以下幾點：一是充分認識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上，轉變觀念，層層把關，層層負責，嚴格管理。提高電子檔案安全防護能力，力爭做到無授權的用戶進不來、看不見、改不了，保證電子檔案的原始性和真實性。二是必須以國家及地方或行業相關標準來指導工作，特別是針對應長期保的紅頭文件等重要文件，必須嚴格操作程序，嚴禁越權辦理，在存儲時要做好技術處理。三是要在電子檔案管理系統中建立有效的操作權限管理體系，適當選用加密技術，保證電子檔案傳輸過程中的安全。四是加強用戶口令管理，合理設置口令和更換周期，防止被人盜用，非法上網和越權訪問，對文件密級進行嚴格管理，同時要單機操作，專機專用。定期進行軟件檢測，做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。五是認真做好電子檔案數據的備份工作，可根據單位實際情況選擇是否需要多套備份、是否需要異地存儲等。
　　三、電子檔案應依托技術力量，加強保存與維護電子檔案的有效保存與維護是一項極其重要而復雜的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護過程中，應在充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等實際情況下，統籌設計技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，使之能夠長久地處于可準確提供利用的狀態，使其在為企業服務的過程中發揮更大的作用。具體來說需要注意以下幾個問題：要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示，可采用以下三種方法：
　　一，是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因為這是為穩妥的長久保存方法。
　　二，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質載體上，所以要建立一個適合于磁、光介質保存的環境。載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等，在條件允許下，配備防磁柜等專用設施。
　　三，要保證電子檔案內容邏輯上的準確。電子檔案內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原，形成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換。
　　四，要對電子檔案定期進行有效的檢測與維護。電子檔案載體很容易受到保存環境的影響，因此對保存的電子信息要定期進行檢測與拷貝，應每半年進行一次，并將定期檢驗結果填寫在電子檔案管理登記表中，電子檔案封存載體不外借。對于電子檔案的檢測與維護必須嚴格管理，必須建立相應的維護管理日志，并做好維護記錄。
　　五、加強檔案人員管理，提升綜合能力與素質電子檔案的管理與紙質檔案的管理存在著一定的區別，對檔案人員的知識結構要求有很大不同，檔案管理人員應具備的基本素質是檔案知識素質、計算機能力素質、信息資源開發素質。電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計算機上操作，因此檔案人員的計算機操作能力必須要加強，在實際工作中既要嚴謹又要細致，要善于統計，善于利用檔案的有效資源，做好專題研究。總之，隨著當前電子檔案管理工作的不斷深入，對檔案人員提出了新的要求，這就需要檔案人員能夠立足崗位，不斷更新已有的知識，努力提高自身素質，以適應檔案工作發展的需求。